موفقیت

چگونه برای انجام مسئولیت هایمان برنامه ریزی صحیحی داشته باشیم؟

فروردین ۲۳, ۱۳۹۶
برنامه-ریزی

برای اینکه بتوانیم بهتر از وقت خود استفاده کنیم باید برنامه ریزی صحیحی داشته باشیم. وقتی می گوییم «برنامه ریزی صحیح» یعنی اینکه هر برنامه ریزی ای موثر نیست، بلکه باید برنامه ریزی صحیح را بیاموزیم و آن را انجام دهیم تا به نتایج مطلوب برسیم. گاهی در پایان یک روز پر مشغله کاری حتی اگر زودتر از همیشه به محل کارتان آمده باشید و دیرتر آنجا را ترک کرده باشید باز هم احساس نمی کنید کارهای قابل ملاحظه ای انجام داده اید.

گاهی کار های زیادی را انجام می دهید اما انتهای آن بی نتیجه باز می ماند، کارهای فوری در لحظه آخر، به انجام نرسیدن کار ها بخاطر کمبود وقت، قول ها و تعهداتی که انجام نشده است و … اینگونه می شود که به ظاهر همیشه سرتان شلوغ است اما نتیجه ی چندانی از انجام این کار ها نمی گیرید. حتی گاهی برای بعضی از افراد پیش می آید که فکر می کنند کار های زیادی دارند اما عملا بیکار نشسته اند! تکه کلام آن ها هم این است که : « من خیلی سرم شلوغ است و وقت ندارم!»

بعضی از افراد آنقدر مشغول هستند که به خانواده، تفریح و مسائل شخصی خود به درستی نمی رسند. وقتی از نزدیک بررسی می کنیم متوجه می شویم که این امر نه بخاطر پر مشغله بودن آن ها، بلکه بخاطر بی برنامگی آن ها است. به همین دلیل خیلی مهم است که بدانیم چگونه به درستی برای زمان خود برنامه ریزی کنیم. در این مقاله ما نگاهی به آنچه که شما می توانید انجام دهید می اندازیم. با تمرین این کار ها می توانید زمانی را برای کارهایی که واقعا مهم هستند اختصاص دهید ، در حالی که هنوز زمان برای مسائل شخصی، خانواده و دوستان خود نیز دارید.

اهمیت برنامه ریزی

برنامه ریزی زمانی یک هنر است. طوری که دستیابی به اهداف و اولویتهای شما را در یک زمان میسر می کند. هنگامی که به طور موثر انجام شود به شما کمک می کند که :

1-  آنچه که واقعا می توانید از زمان خود بدست آورید را درک کرده و انجام دهید.

2-  اطمینان حاصل کنید که به اندازه کافی زمان برای انجام وظایف ضروری دارید.

3-  اضافه کردن زمان های احتمالی برای مسائل غیر منتظره را برا شما میسر می سازد.

4- از قبول بیش از حد مسوولیت ها اجتناب کنید.

5-  به طور مستمر و پیوسته به سمت اهداف شخصی و شغلی خود کار کنید.

6-  زمان کافی برای خانواده، دوستان ، ورزش و سرگرمی داشته باشید.

7-به یک تعادل خوب در زندگی و کار دست یابید.

8-به تعهدات خود عمل کنید که این مسئله به اعتماد به نفس شما می افزاید.

ما هیچوقت نمی توانیم زمان را بخریم، اما اغلب آن را به راحتی هدر می دهیم یا از آن به طور غیر موثر استفاده می کنیم. برنامه ریزی صحیح به شما کمک می کند که در مناسب ترین زمان به انجام کار های خود برسید و شما را در مسیر دستیابی به اهداف خود نگه می دارد.

چگونه برای وقت و زمان خود برنامه ریزی کنیم؟

اولین قدم برای برنامه ریزی استفاده از یک قلم و کاغذ است. زمان خود را با استفاده از یک برنامه هفتگی تقسیم بندی و سازماندهی کنید. همچنین، می توانید از برنامه های نرم افزاری مانند تقویم گوگل ، برگه های «کار هایی که باید انجام دهم»، تقویم کسب و کار و … استفاده کنید. یک ابزار مناسب با وضعیت، سلیقه شخصی و بودجه خود انتخاب کنید.

انتخاب ابزار برنامه ریزی مناسبِ خود باعث می شود که به راحتی مسئولیت های خود را در یک فضایی که بتوانید به وضوح تمام آن ها را ببینید داشته باشید و به شما اجازه می دهد تا مدت مناسبی از زمان (روز/هفته/ماه) همراه با جزئیاتی که به آن نیاز دارید را مشاهده کنید.

قدم دوم شناسایی اولویت های شما است. انجام چه کار هایی در ضرورت و اولویت قرار دارد؟ روز خود را با انوا و اقسام مسوولیت ها پر نکنید. هر روز مسوولیت هایی را برای خود مشخص کنید که در آن روز توان انجام آن ها را دارید و لازم نیست که لیست بلندی از کار ها را تهیه کنید. «سنگ بزرگ نشانه ی نزدن است!» ضروری ترین کار های امروز را در اولویت قرار دهید و بقیه را پس از اتمام کار ها به لیست اولویت خود اضافه کنید و انجام دهید. وقتی کار هایی که در الویت هستند را در طول روز انجام می دهید، در آخر روز احساس رضایت و شادی از خود خواهید داشت و عزت نفس شما بالا تر می رود.

برنامه-ریزی

 

قدم بعدی شناسایی زمان مفید برای انجام کار ها است. برای انجام این کار چقدر زمان مفید لازم است؟ برای انجام کار های خود چه میزان زمان را می خواهید اختصاص دهید؟ برای تفریحات خود چطور؟ برای برنامه های شخصی، خانوادگی و دوستانه خود چطور؟ باید مشخص کنید که هر عمل شما تقریبا و واقعا به چقدر زمان نیاز دارد. گاهی ما فکر می کنیم که برای انجام بعضی از کار ها به زمان زیادی نیاز است اما در مل چنین نیست. بنابراین تخمین مدت زمان واقعی باعث می شود که ترس شما از انجام کار ها از بین برود. سعی کنید زمانی از روز که در آن زمان کارآمد تر هستید را شناسایی کنید و در آن زمان کارهایتان را انجام دهید. به عنوان مثال برخی از افراد در صبح پر انرژی تر و کارآمدتر هستند و برخی دیگر بطور تمرکز موثر تری در بعداز ظهر و یا شب دارند.

قدم چهارم نوشتن برنامه های جایگزین است. اگر مسوولیت مورد نظر را نتوانید انجام دهید، آیا جایگزینی برای آن دارید؟ یا وقت خود را هم بیهوده از دست می دهید؟ بهتر است که همیشه برنامه های جایگزین را برای خود داشته باشید تا به محض منتفی شدن یک کار سری آن را جایگزین کنید. در اینصورت نه وقت خود را از دست می دهید و نه انرژی تان را.

قدم پنجم شناسایی میزان مناسب خواب، استراحت و تغذیه ی شما است. اگر بدن شما به میزان کافی استراحت نکند یا غذا به آن نرسد انرژی خود را برای انجام کار ها از دست می دهید و همچنین از لحاظ روانی در شرایط بدی قرار می گیرید. چند ساعت خواب در شبانه روز شما را سر حال نگه می دارد؟ آیا خواب عمیقی دارید؟ چه غذاهایی به شما انرژی می دهند و کمک می کنند که شما سرحال بمانید؟

وقفه های مکرر می توانند زمان شما را ببلعند.

یکی از سخت ترین کار ها برای برخی از ما شاید این باشد که کاری را بلافاصله پس از تصمیم گیری و سریع همراه با تمرکز زیاد انجام دهیم تا تمام شود. بهترین دیدگاه این است که کار های سخت یا همان قورباغه را همان اول قورت دهیم تا راحت شویم! در این زمان لازم است که تمام چیز هایی که حواس ما را پرت می کنند ام از موبایل و لپ تاپ را کنار بگذاریم و سعی کنیم هر چه سری تر کار را تمام کنیم. فراموش نکنید که اگر بخشی از کار را سریع انجام دهید و برای انجام بخش دیگر وقفه ایجاد کنید، ممکن است که این کار هیچوقت انجام نشود!

آهسته انجام دادن کار ها باعث اتلاف وقت می شود.

بعضی از ما عادت داریم که آهسته کار کنیم، خیلی خوب است اما بیش از حد آهسته کار کردن باعث می شود که زمان را از دست بدهیم و کار کمتری انجام دهیم. تصور کنید که کسی دم در منتظر شما است تا زود تر به او ملحق شوید. پس زودتر کار خود را انجام دهید تا به او برسید! از مهمترین روشهایی که می توانید موفقیت را بسازید این است که هوشمندانه برنامه ریزی کنید، کار ها را در کمترین زمان انجام دهید، کار ها را هر چه سریعتر انجام دهید، لیست برنامه ی کار های روزانه را به مرور در طول روز اضافه کنید. همچنین، به دنبال راه های هوشمندانه برای انجام سریع تر کار باشید. اگر لازم است از دیگران کمک بگیرید، حتما این کار را انجام دهید.

این قدم ها شما را برای رسیدن به اهدافتان آزاد می کند. اگر متوجه شدید که زمان اختیاری شما هنوز محدود است، پس از آن باید مجددا حجم کاریتان را بررسی کنید یا کمک بخواهید. برنامه ریزی صحیح شما به عنوان شاهدی برای تعهدات سنگین شما استفاده می شود. این کار شاهدی برای اتمام وظایف روز شما است. در آخر روز می توانید به لیست خود نگاه کنید و بابت نیرویی که برای انجام این کار ها داشته اید شکرگزاری کنید و برای خود جشن بگیرید.

قرار نیست ما سخت کار کنیم، بلکه قرار است که هوشمندانه کار کنیم تا به نتایج دلخواه خود برسیم. این مهم است که برنامه شما زمانی را برای اهداف شخصی و حرفه ای شما به وجود آورد.

 

در صورت تمایل برای تقویت هوش هیجانی خود، می توانید در کارگاه عملی تقویت هوش هیجانی ثبت نام نمایید. 

ممکن است همچنین دوست داشته باشید

بدون دیدگاه

یک پاسخ ارسال کنید